[EN]

AIIM offers as part of the AIIM Essentials program the new online course about MoReq2 “Model Requirements for the Management of Electronic Records”, the European guideline published by the European Commission:
Details:
http://www.aiim.org/Education/CourseDetail.aspx?courseid=394

[DE]

AIIM bietet im Rahmen seines “AIIM Essentials” Programm deinen neuen Kurs zu MoReq2 “Model Requirements for the Management of Electronic Records” an. Diese Kurs ist in Englisch.
Details:
http://www.aiim.org/Education/CourseDetail.aspx?courseid=394

Material in deutscher Sprache

Deutschsprachiges Schulungsmaterial (Vorträge, Videos, Artikel, Multimedia-Präsentationen, Folien etc.) finden Sie auf folgenden Seiten:

Dokumentation der Records Management & MoReq2 Roadshow 2009
http://www.doxtop.com/magazines/97284816/records-management-roadshow-2009.aspx

Dokumentation der Records Management & MoReq2 Roadshow 2008
http://www.doxtop.com/magazines/6e1f2815/moreq2-roadshow-2008.aspx

Stand von MoReq2 Ende 2009:
http://www.project-consult.net/Files/20091015_DGI_Handout.pdf

Literatur:

Ulrich Kampffmeyer, Records Management und Schriftgutverwaltung. IWP Information Wissenschaft & Praxis, 6-7, 2009, S. 333-338.

Ulrich Kampffmeyer, MoReq und MoReq2. IWP Information Wissenschaft & Praxis, 6-7, 2009, S. 355-363.

Ulrich Kampffmeyer, Standards im Records Management & MoReq2. In: Proceedings, 31. Online-Tagung der DGI / 61. Jahrestagung der DGI, ISBN 978-3-925474-67-5

Im Dezember 2009 wurde die Ausschreibung für das „MoReq 2 Work Programme 2010“ vom DLM.-Forum veröffentlicht (http://www.project-consult.net/files/DLM_Forum_Tender_MoReq2_Work_Programme.pdf). Wesentlicher Bestandteil der Studie soll die Herausarbeitung von „Core Modules“ sein.. Hierzu rechnet das MGB MoReq Governance Board: Access control (role-based), Classification scheme(s), Correlation to other standards, Modularisation, Vital records, Backup and recovery, Audit trail, Metadata model, XML Schema und Test materials. Ferner sind der Vergleich mit anderen Standards Gegenstand des ausgeschriebenen Konzeptes. Die Ausschreibung läuft bis 18.01.2009, die Ergebnisse sollen bereits im Mai 2009 vorliegen. Nähere Informationen auf der offiziellen Webseite zu MoReq2 unter http://www.moreq.info/.

Seit Februar 2008 gilt der MoReq2 Standard in Version 1.04 (Download http://www.moreq2.de oder http://www.moreq2eu). Im Rahmen der Zertifizierungs-Tests und der Evaluierung der Anforderungen durch ECM-Anbieter traten einige kleinere Fehler und Mängel zu Tage, die nun vorrangig bereinigt werden sollen. Daneben gab es auch Kritik an Umfang, Aufbau und Anspruch von MoReq2. Im Rahmen der regelmäßigen Pflege und Weiterentwicklung sollen auch hier basierend auf der veröffentlichten Release-Planung für MoReq notwendige Anpassungen vorgenomen werrden. Mit der Ausschreibung wird allerdings auch wieder der Ansatz verfolgt, die MoReq2 Zertifizierung zu vereinfachen, damit mehr Produkte den Standard erfüllen. Dies kommt einem Aussetzen der derzeitigen Zertifizierung gleich, der sich bisher nur die Firma Fabasoft unterzogen hat. Aktuelle Interessenten sind EMC und Open Text. Eine Reihe von MoReq2-Protagonisten fürchten hier eine Verwässerung des Standards, wie sie schon mehrfach durch verschiedene Berater und Anbieter gefordert wurde: unter Stichwort “MoReq2 Light”.

Im Jahr 2008 hat Philip Wilhem, European Environment Agency, Dänemark, bei der Northumbria University, Grossbritannien, eine MSC-Thesis eingereicht zum Thema “EDRMS Standards – a critical evaluation of the benefits of superseding national standards with European models focusing on TNA 2002 replacement by MoReq2″
Diese ist gekürzt auch im Records Management Journal, Ausgabe 19/2 im Jahr 2009 erschienen.
Eine anonymisierte Fassung der Untersuchung kann hier abgerufen werden: http://www.project-consult.net/Files/Anonymized%20EDRMS%20Standards%20MSc%20thesis%20by%20Wilhelm.pdf

Ulrich Kampffmeyer
MoReq Governance Board

At the Momentum Conference in Athens EMC committed to have their records management software certified for MoReq2. EMC Commits to MoReq2 Certification of EMC Documentum Records Manager.

http://money.cnn.com/news/newsfeeds/articles/prnewswire/200911100205PR_NEWS_USPR_____NE07988.htm

CNN Money | November 10, 2009

Auf der Frankfurter Buchmesse fand am ersten Tag der DGI online Tagung eine Session zum Thema Records Management statt. Sprecher waren unter anderem Oswald Freisberg, SER, und Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT. Dr. Kampffmeyer sprach zu “Records Management Standards: MoReq2″. Die Handout-Folien zum Vortrag können hier heruntergeladen werden:

http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/20091015_DGI_Handout.pptx

Eine textliche Zusammenfassung gibt es als Whitepaper unter dem Titel “MoReq & MoReq2″:

http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/Records%20Management_20090819_Kff_2.pdf

Die diesjährige innova.doc (http://www.innovadoc.cat/eng/index.html) konzentrierte sich auf das Thema MoReq2. Die katalanische Übersetzung von MoReq2 ist fertig und es wird am Chapter 0 gearbeitet. Die katalanische Übersetzung von MoReq2 wird offiziell im Januar 2010 vorgestellt.
Auf der innova.doc habe ich einen Vortrag zum Thema “Records Management & MoReq2″ gehalten, der hier abrufbar ist: http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/20091006_InnovaDoc_Barcelona_Kff_Show.ppsx

imbus | 15.09.09 | Weltweit erstes MoReq2-Zertifikat im Rahmen der DMS Expo übergeben

Köln/Möhrendorf, September 2009 – Im Rahmen der DMS Expo in Köln wurde das weltweit erste MoReq2-Zertifikat durch die imbus AG vor zahlreichem Fachpublikum übergeben.

Während der Pressekonferenz am 15. September hat Karl Mayrhofer – Geschäftsführer der Fabasoft Distribution GmbH – das Zertifikat für sein Produkt „Fabasoft Folio 2009 Governance Spring Relase“ offiziell entgegengenommen.

Die Konformität zum international anerkannten Standard „MoReq2“ konnte Fabasoft bereits in den zuvor durchgeführten Zertifizierungstests erfolgreich unter Beweis stellen. Die Übergabe des Zertifikats in so offiziellem Rahmen stellt nun den gebührenden Abschluss für die erste MoReq2-Zertifzierung dar.

Mit dieser ersten Zertifizierung wurde MoReq2 nun endgültig am Markt etabliert und die imbus AG als erstes akkreditiertes MoReq2 Test Centre in den langjährigen Bemühungen um diesen Standard bestätigt.
Durch die aktive Mitgestaltung von MoReq2 haben sich auch die Hersteller einen anspruchsvollen Standard geschaffen, mit dem sie Kunden zukünftig das tatsächliche Leistungsvermögen ihrer Produkte nachweisen können. Die enorme Marktrelevanz von MoReq2 dokumentieren auch die unmittelbar anstehenden Zertifizierungsprojekte der imbus AG noch in diesem Geschäftsjahr.

Für Unternehmen, die ECM/ERM-Systeme einsetzen, wird sich also in Kürze zeigen, welche Produkte den hohen Qualitätsanforderungen des Marktes entsprechen und somit langfristige Investitionssicherheit bieten.

http://www.imbus.de/news/detailansicht/weltweit-erstes-moreq2-zertifikat-im-rahmen-der-dms-expo-uebergeben/

Fabasoft | 15.09.2009 | Weltweit erstes MoReq2-Zertifikat für Fabasoft Folio

EU-Standard zur systematischen Verwaltung von Geschäftsunterlagen vorgestellt

Die österreichische Softwareschmiede Fabasoft ist weltweit der erste Softwarehersteller, der vom europäischen DLM-Forum im Auftrag der Europäischen Kommission mit dem MoReq2 Zertifikat ausgezeichnet wurde. Das Softwareprodukt, das diese Zertifizierung erhielt, heißt Fabasoft Folio und ist eine Software für agile Geschäftsprozesse, Information Governance und Business Records Management. Am 15. September wurde das MoReq2-Zertifkat im Rahmen einer Pressekonferenz während der DMS-Expo an Fabasoft verliehen.

Was und wofür ist MoReq2?

MoReq steht für Model Requirements for the Management of Electronic Records. Vereinfacht gesagt geht es dabei um das ordnungsgemäße Erfassen und das Aufbewahren von Geschäftsunterlagen in digitalisierter Form. MoReq2 ist heute die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management in Europa. Der europäische Standard spezifiziert die Anforderungen für Schriftgutverwaltung, Dokumenten- und Records-Management sowie die elektronische Archivierung. Die aktuelle Version MoReq2 wurde am 13.02.2008 veröffentlicht und im Laufe des Jahres 2008 durch ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte komplettiert. Will sich ein Produkt „MoReq2 zertifiziert“ nennen, muss es einen aufwändigen Prozess durchlaufen. Denn der MoReq2-Standard ist der Maßstab für alle Anwender, die elektronische und papiergebundene Informationen systematisch verwalten und langfristig aufbewahren müssen. Jef Schram von der Europäischen Kommission in Brüssel: „MoReq2 bietet eine umfassende Spezifikation der Anforderungen für das elektronische Akten - und Geschäftsfall-Management in ganz Europa.“

Fabasoft Folio setzt MoReq2-Standards

Mit der Zertifizierung von Folio gibt Fabasoft wieder einmal den Standard vor. Fabasoft Folio transformiert Business-Kernkompetenz in agile Geschäftsprozesse, bewahrt Geschäftsunterlagen revisionssicher auf und etabliert ein straffes Kontrollsystem für mehr Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Auf diese Weise lassen sich Geschäftssituationen rasch erfassen und richtig einschätzen. Geschäftskritische Entscheidungen können so auf der Grundlage aktueller, konsistenter und ordnungsgemäß geführter Geschäftsunterlagen getroffen werden.

Eine der Besonderheiten von Fabasoft Folio betrifft das effiziente und Speicherplatz sparende Aufbewahren von Geschäftsunterlagen. Meist ist es doch so: Wird eine E-Mail eines Kunden intern an 20 Adressaten geschickt, so wird diese üblicherweise auch von jedem Empfänger gesondert als Geschäftsunterlage aufbewahrt und verbraucht damit ein Vielfaches des eigentlich nötigen Speicherplatzes. Durch das “Single Instance Content Store” Konzept von Fabasoft Folio wird diese E-Mail dann tatsächlich physisch nur einmal gespeichert, auch wenn es mehrfach als Geschäftsunterlage erfasst wurde. Das spart Speicherplatz und sorgt für Ordnung.

Fabasoft Folio ist je nach Kundenbedarf in maßgeschneiderten Produkt-Editions erhältlich.

Fabasoft Folio Enterprise bietet Enterprise Content Management (ECM), informelle Zusammenarbeit auf Basis von Enterprise 2.0-Technologien und Geschäftsprozess-Management für die Umsetzung von agilen Geschäftsprozessen.

Fabasoft Folio Compliance bietet darüber hinaus den Leistungsumfang für die revisionssichere Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, inklusive Mail-Archivierung aus Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes bzw. Content-Archivierung aus SAP und Microsoft Sharepoint, sowie für das Etablieren von internen Kontrollsystemen zur Steigerung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Fabasoft Folio Governance umfasst zusätzlich die Funktionalität für das MoReq2 zertifizierte Business Records Management (”EU-zertifiziertes Akten- und Geschäftsfall-Management). Speziell für Klein- und Mittelbetriebe bietet Fabasoft die Nutzung des Produkts Fabasoft Folio auch über “SaaS” (”Software as a Service”) an. Fabasoft Folio ist sowohl für Microsoft Windows als auch für Open Source Software Plattformen (Linux) verfügbar.

http://www.fabasoft.de/cms/Unternehmen/AlleNews/PressemitteilungZertifikat.htm

DLM-Forum
http://www.dlmforum.eu/

MoReq & MoReq2
http://www.moreq.info/

15th Sept 2009. DMS Expo Cologne, Germany; Linz, Austria; Möhrendorf, Germany; Chorleywood UK

Toivo Jullinen, Chairman of the EU-sponsored DLM Forum, a European community of Information and Records Management experts from both the public and private sector, presents Mr Karl Mayrhofer of Fabasoft AG of Linz, Austria, with the Certificate of Compliance to mark the successful testing to MoReq2, the European specification which has been developed by the DLM Forum.

Toivo Jullinen, Head of Strategic Planning, National Archives of Estonia, and Chairman of the DLM Forum, commented: “On behalf of the Executive Committee of the DLM Forum, we are delighted that all the hard work carried out over the past three years to develop the MoReq2 specification has resulted in the first certified product. I would like to congratulate Fabasoft for taking the initiative and offer our thanks to imbus for completing the testing of the first MoReq2 certified product. The DLM Forum today also announces the development of the MoReq2 Roadmap to maintain and develop MoReq2, and to extend its technical and operational capabilities. We invite other government and commercial organisations, regulators and vendors to adopt the MoReq2 specification, and join the DLM Forum community to be informed of the latest developments and best practice records and nformation management across Europe; and the related certified suppliers.”

Karl Mayrhofer , CEO of Fabasoft Distribution said: “We at Fabasoft AG are proud to be the first company to receive compliance with MoReq2 specifications, which demonstrates our commitment to providing the latest electronic records management products in Europe. We are exhibiting at the DMS Expo event and invite records managers to view and evaluate the new products.”

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Member of the Moreq Governance Board and Manager of the DLM Network EEIG commented at te press conference: “Moreq2 is a big chance for both, public sector and private sector, to improve the management of documents and records based on one modern and comprehensive European standard.”

The testing for compliance was carried out by the first DLM Forum-approved testing authority, imbus AG of Möhrendorf, Germany, from whom Thomas Rumi, (Managing Consultant, Testing Service, Lead of the imbus TestCenter) commented: “Imbus is pleased to have completed the first successful testing to the MoReq2 specification and look forward to working with other major vendors that seek to gain compliance with this exciting new specification for electronic records management across Europe.”

The representative and observer for the European Commission on the DLM Forum Executive Committee, Jef Schram, added these words: “On behalf of the EU, which provided initial financing for the development of the MoReq2 specification, we are delighted that the first certified product has been tested and certified. The European Commission continues to support MoReq and looks forward to further involvement with the DLM Forum in this crucial part of the EU’s plans to advance best practice in electronic information management in the future”.

Representatives of the Europe-wide National Archives across the EU have welcomed this development. Dr. Michael Hollmann of the Bundesarchiv, added: “The German Bundesarchive as member of the DLM Forum supports the MoReq2 initiative and congratulates Fabasoft to obtaining the first MoReq2 certification.”

Richard Blake, Senior Manager Public Sector Team, National Archives of the UK commented: “We welcome these announcements which will encourage a wider adoption of electronic records management through the MoReq2 programme.”

More information on Fabasoft

Fabasoft is a leading manufacturer of standard software for electronic government and content governance. Fabasoft´s products serve for quick and effective implementation of digital business processes. The specific ustomer advantages lies in the acceleration and automatisation of processes, in the enhancement of quality with more comprehensive and more decision processes based on key figures, as well as in the security with compliance conforming documented processes. Via its local subsidiaries in Germany, Austria and Switzerland Fabasoft primarily serves large key accounts in the direct sales and project business, mainly in the public sector. Fabasoft AG Honauerstrasse 4, 4020 Linz, Austria or see www.fabasoft.com; Tel: [43] (732) 606162-0 Fax: [43] (732) 606162-609 E-mail: office@fabasoft.com

Information on imbus

imbus is a specialized solution provider for the quality assurance and testing of software. The portfolio includes consulting for process improvement, software testing services, test outsourcing, test tools, and training. Since 1992, the experienced and highly-qualified imbus team has been synonymous with across-the-board software quality assurance from a single source that covers the entire lifecycle. imbus is currently represented by more than 120 employees at locations in Möhrendorf near Erlangen, Munich, Cologne, Hofheim near Frankfurt, and Shanghai, China. imbus AG is an accredited MoReq2 Test Centre, and is therefore the issuing authority for MoReq2 certificates. More information about imbus AG is at http://www.imbus.de/engl; imbus AG Kleinseebacherstr. 9, D-91096 Möhrendorf Germany; Phone: +49 (0)9131 7518-0 Fax: +49 (0)9131 7518-50 or email info@imbus.de

Backgrounder and Frequently Asked Questions:

What is the DLM FORUM?

Created by an initiative of the European Commission, the DLM Forum is a community of Public Archives and interested parties in archive, records and document and information lifecycle management throughout the European Union. See http://www.dlmforum.eu/

The DLM Forum’s history dates back to 1991 and its early meetings were hosted by the European Commission in Brussels. The DLM Forum and has held major international conferences since 1996, as well as members’ meetings twice a year, in the European country that holds the EU presidency. The next meeting will be held in Sweden on 4th and 5th November 2009 and will be hosted by the Regional State Archives in Härnösand.

MoReq2 was first published in 2008. It includes a comprehensive Testing Framework, designed to allow the testing of software for compliance with MoReq2. In addition to MoReq2, the DLM Forum is interested in a number of other activities, which are coordinated by its new secretariat in Chorleywood, UK. If you would like to contact the DLM Forum for any reason, or take part in one of the DLM Forum activities, or if you have any feedback or suggestions then we are keen to hear from you. Contact: Martin Waldron at Secretariat@dlmforum.eu
DLM Forum, In-Form Consult Ltd, West Clayton, Berry Lane, Chorleywood WD3 5EX UK; Tel: + 44 1923 283694 http://www.dlmforum.eu/

What is MoReq2?

As users, vendors, regulators, IT managers and records managers across Europe seek to meet emerging requirements for information compliance in government financial, environmental, manufacturing and commercial organisations, MoReq2 provides a specification to help them acquire the most complete and tested electronic records management systems (ERMS), quickly and safely.

The MoReq specifications supersede previous fragmented approaches across different countries in Europe, and escribe model requirements for the management of electronic records and focuses mainly on functional requirements for ERMS. MoReq2 contains a model of how filing plans, files and records relate to each other within the context of a classification scheme, and, very importantly, it can be applicable to both electronic (digital), and physical (paper) files.

MoReq2 was designed to be a very practical specification. It does not specify a particular ERMS, instead it outlines the essential elements an ERMS should have to ensure that records are properly managed, can be accessed at all times, are retained for as long as they are needed and are properly disposed of once the obligatory retention and disposition period has expired.

Any organisation which implements an ERMS based on the requirements of MoReq2 can be assured that its records will be properly managed.

MoReq2 defines the core functionality required of an ERMS whether they are deployed in public bodies and private organisations. MoReq2 is a generic, modular specification which means that each organisation that uses it can incorporate into its records management policies those parts of the specification that are relevant and applicable to the type of organisation; and help the organisation to comply to regulatory requirements within its business sector.

What is the MoReq2 Roadmap?

The MoReq2 Roadmap is a programme of maintenance and upgrades that will be carried out by the DLM Forum over the next nine months, to maintain, update and manage the MoReq2 specification. The Roadmap reflects the feedback from National Archives, other users, vendors, testing body and developers, and will be managed by the MoReq2 Governance Board, part of the DLM Forum. Further details can be found on the website http://www.dlmforum.eu or by contacting the MoReq2 Governance Board member responsible, Jon Garde at jon.garde@objective.com.

How can I find out more about Marketing /Dissemination of MoReq2?

The MoReq2 Governance Board, part of the DLM Forum, is charged with ensuring the marketing and dissemination of MoReq2. If you need further information on its policies, see http://www.dlmforum.eu or contact Rory Staunton on +44 845 094 1570 or email Rory.Staunton@Strategy-Partners.com