Volker John comments on the DLM Forum conference at Barcelona and the development of MoReq 2010: MoReq 2010 - Records Management Rant http://icio.us/vk0bs5.

The DLM Forum invites individuals and organisations to take part in the consultation for the MoReq 2010 Records Management standard. The Project Public Consultation Portal was launched and you can register here: http://contribute2moreq.eu.

MoReq 2010 project

The DLM Forum has begun an intensive work programme to update MoReq, model
requirements for the management of electronic records.
The MoReq2010 project seeks make MoReq more flexible and scalable and better able
address industry specialisation.

This will have the effect of broadening the appeal of MoReq, significantly widening its
adoption, and making compliance accessible to non-traditional software suppliers.
The MoReq2010 project began in April with the intention of publishing the next
generation innovative specification by the end of the 2010 calendar year.

Community participation

An important part of the MoReq2010 project plan is consultation with the wider
international community. This will be done through the recently launched MoReq2010
Consultation Portal (sponsored by Objective Corporation, a member of the DLM Forum).
Community consultation will be in two phases each of approximately 5 weeks duration:

• Concept Collaboration, July 2010 - where participants will be asked to discuss
and respond to high-level proposals to amend the specification.

• Draft Collaboration, September 2010 - where participants will be asked to
comment on the detailed draft requirements for the new specification

Everyone with an interest in document, content, records and information management is
invited to contribute either as an individual, or as a representative of an organisation or
special interest group.

The DLM Forum has already received over 80 pre-registered participants including
global content management providers, multi-national corporations, consultants,
consumers, suppliers, developers, academic institutions, and many government
departments including from Europe, USA, Canada, Hong Kong, China and Australia.

To participate go to http://contribute2moreq.eu and register today.

Dr. Ulrich Kampffmeyer
MoReq Governance Board

The MoReq2010 work programme was officially launched at the DLM Forum spring meeting in Madrid on 25th and 26th May 2010.

There will be two consultation periods for the development of MoReq2010, where every interested individual or organisation is invited to join and submit proposals and comments.

The first MoReq2010 consultation period of four weeks, styled the “concept collaboration stage” of the programme, will begin in two to three weeks time. If you would like notification of the launch date please email the DLM Forum secretariat at
secretariat@dlmforum.eu stating “Alert MoReq2010 Public Consultation 1”
You do not need to be a member of the DLM Forum to take part in the public consultation.
The full announcement: http://icio.us/owtuvo

Ulrich Kampffmeyer
Member of the MGB Moreq Governance Board

Moreq am Scheideweg

In mehreren Präsentationen und Diskussionsrunden wurde Moreq2 defacto zu Grabe getragen. Seit der Veröffentlichung von MoReq2 im Februar 2008 ist es nicht gelungen, eine breite Akzeptanz zu schaffen. Bisher wurde nur ein Produkt - Fabasoft Folio - nach MoReq2 getestet und zertifiziert. in einigen Ländern wie der Tschechei wurde MoReq2-”nahe” Projekte durchgeführt. Jedoch gibt es fast keine Implementierungen. Mit dem Start von Moreq2010 ist das Interesse der Records-Management-Anbieter an der Zertifizierung “eingeschlafen”. Dennoch laufen die Übersetzungsprojekte weiter. Moreq2 steht zu dem im Wettbewerb zu anderen Initiativen wie beispielsweis der geplanten ISO-Normung der ICA-Records-Management-Standards.

Fokus der Diskussion war daher MoReq2010. Die Entwicklung von MoReq2010 läuft seit April 2010 in in zwei Phasen des Projektes sollen im Juni 2010 Vorschläge für die grundsätzliche Ausrichtung des Standards und im August 2010 ein Review des Entwurfes mit der Öffentlichkeit über eine Collaboration-Plattform eingeholt werden. Der Zeitplan für MoReq2010 ist sehr eng und auf dem DLM Forum Meeting in Madrid wurden zusätzlich eine ganze Reihe neuer grundsätzlicher Fragen für MoReq aufgeworfen (z.B. multilinguale Systeme, neue Such- und Erschließungsstrategien, Grundeigenschaften, Integrations- und Schnittstellenaspekte, Abkehr von festen Aktenplänen etc.). In einem Panel wurden auch die Kriterien, was einen erfolgreichen Standard ausmacht diskutiert (und MoReq2 erfüllt nicht ale diese Kriterien. Einfachheit, Nutzen für Anwender, Unterstützung von Compliance-Anforderungen, Modularität, Einbindung in übergeordnete oder paralle Standarrd-”Frameworks”, Marktakzeptanz und andere wurden definiert. Dabei ist deutlich, dass es nicht um Technik geht, sondern um Verfahren, Governance Themen, “Education” um die Bedeutung von Records Management generell zu stärken.
Bereits auf dem nächsten DLM Forum im Herbst 2010 in Brüssel sollen die ersten Ergebnisse vorliegen. nach heutigem Plan soll MoReq2010 im Dezember 2010 vom MoReq Governance Board und vom Executive Committee abgenommen werden.

Ulrich Kampffmeyer
Mitglied des MoReq Governance Board

Im Jahr 2010 sind eine ganze Reihe von Veränderungen im Bereich der Normung und Standardisierung des Records Management zu erwarten. Drei wichtige Entwicklungen sollen hier kurz vorgestellt werden.

MoReq2010

Zur Zeit läuft beim DLM Forum (http://www.dlm-forum.eu) ein Projekt zur Überarbeitung von MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records. Die Neufassung von MoReq2 wird „MoReq2010“ heißen. Das Konzept für die Neustrukturierung wurde an die neue Unternehmung von Jon Garde, JournalIT, Maidenhead, vergeben. Die Vorgaben wurden vom MGB MoReq Governance Board erarbeitet. Mit der Neufassung werden auch die Kriterien für die Zertifizierungstest angepasst. Mit der überarbeiteten Spezifikation wird im Herbst 2010, also rechtzeitig zur PROJECT CONSULT Records Management Roadshow gerechnet (http://moreq.niniel.org/2010/03/16/records-management-roadshow-2010/). In der MoReq-Roadmap sind außerdem angepasste Versionen bzw. Ergänzungen für bestimmte Branchen wie öffentliche Verwaltung, Pharma, Finanz-industrie und andere geplant. MoReq2010 ist damit der erste Schritt für einen langfristigen Ausbau und die kontinuierliche Pflege des Standards durch das DLM Forum. Jef Schram, Vertreter der Europäischen Kommission im DLM Forum, sicherte für die Weiterentwicklung die Unterstützung der EC zu. „On behalf of the European Commission, which provided the initial financing for the development of the MoReq specification, we are delighted with this new programme. The European Commission continues to support MoReq and looks forward to further involvement with the DLM Forum in this crucial part of the EU’s overall plans to advance best practice in electronic information”. Um MoReq mehr Rückhalt in der ECM-Branche zu verschaffen sind Kooperationen mit nationalen und internationalen Verbänden wie ARMA Association of Records Managers and Administrators, ICA International Council on Archives, AEDOC Digital (Spanien), APROGED (Frankreich), DIMO (Dänemark), DOCUMENT @ WORK (Belgien) und anderen geplant. Das nächste DLM Forum findet 25. bis 26. Mai 2010 in Madrid, Spanien, statt. Dort werden auch die aktuellen Vorhaben des DLM Forum einschließlich MoReq2010 und die DLM Forum Foundation vorgestellt.

ISO 303xx Records Management Standards

Im Rahmen des ISO TC46 SC11 wird eine Aufarbeitung und Neustrukturierung der ISO Norm 15489 „Records Management“ vorbereitet. Diese Norm soll durch eine Familie von neuen Standards in der Normengruppe 30300 ersetzt werden. Die zwei Teile der ISO 15489 sollen dabei in separate Normen zu Grundsätzen (Principles), Vokabular/Nomenklatur (Vocabulary), Langzeitarchivierung (Preservation), grundsätzliche Records Management Anforderungen (Requirements), Konvertierung/Migration (Conversion/Migration) etc. aufgeteilt werden. Die neuen Standards befinden sich bereits in Entwicklung und man rechnet damit, dass die wichtigen Teile mit den grundsätzlichen Anforderungen bereits 2011 vorliegen.

ISO DIS 16175 ICA Records Management Requirements

Vom ICA Council on Archives wurde ebenfalls eine Records Management Spezifikation in drei Teilen herausgegeben. Besonders Teil 3 steht „im Wettbewerb“ mit MoReq. Diese drei Spezifikationen der ICA wurden bei der ISO im sogenannten „Fastrack“-Verfahren eingereicht. Zur Zeit werden sie als ISO DIS 16175 bearbeitet, könnten aber zukünftig auch der 30300-Normenfamilie zugeordnet werden. Beim sogenannten „Fasttrack“-Verfahren erfolgt keine aufwändige Erarbeitung oder Neubearbeitung. Bei den nationalen ISO-Gremien (in Deutschland der DIN) steht aktuell die Entscheidung an, ob dieser Normvorschlag wie vorgelegt übernommen wird. Die Dokumente der ICA wurden ohne jede Änderung an den vorhandenen Spezifikationen aus dem Jahr 2008 zur Standardisierung vorgelegt. Der „Fasttrack“-Prozess erlaubt nur die Annahme oder die Ablehnung. Es ist zu hoffen, dass möglichst viele nationale Normungsgremien vor der nächsten Konferenz in Korea im Mai 2010 den Fasttrack ablehnen, damit eine Überarbeitung und Angleichung des ICA-Vorschlages an die ISO 15489, MoReq und andere Records-Management-Standards möglich wird. Die ICA-Dokumente enthalten einiges an guten Ideen, sind aber jedoch so oberflächlich, dass sie nicht für eine Normung in Frage kommen. Man kann daher nur hoffen, dass der DIN gegen die Fasttrack-Umsetzung stimmt.

Diskussion auf XING: http://www.bit.ly/daOUko

Ulrich Kampffmeyer

Der MoReq2-Kurs mit vier einstündigen Einheiten in englischer Sprache kann über den Link
http://www.bit.ly/drCDoZ
gebucht werden.

Das DLM Forum hat die Roadmap für die Weiterentwicklung von MoReq2 veröffentlicht: http://bit.ly/dwYUfS. Zunächst ist eine Überarbeitung von MoReq2 mit neuer Strukturierung und Modularisierung geplant. Den ausgeschriebenen Auftrag zur Erstellung des Konzeptes für die Überarbeitung von MoReq2 und den Testszenarien erhielt Jon Garde, Secretary des DLM Forum. Für die Zukunft sind weitere spezialisierte Fassungen für bestimmte Branchen geplant.

Die Weiterentwicklung von MoReq2 war auch Thema auf der “MoReq2 Translators Conference”, da die neue Roadmap auch starke Auswirkungen auf die laufenden Übersetzungsprojekte hat. Die Dokumentation der Übersetzerkonferenz vom 5.2.2010 findet sich hier: http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=33_3ca486632e0e3589a854f8344cc6de58&Itemid=112&lang=en