Records Management
Records Management ist ein in Deutschland noch wenig geläufiger Begriff. Wir sprechen stattdessen hier häufig von virtuellen Akten, elektronischer Archivierung, Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung oder Schriftgutverwaltung. Zumindest wurde der Begriff „Records Management“ in der deutschen Übersetzung ISO-Norm 15489 mit „Schriftgutverwaltung“ übersetzt. MoReq ist der europäische Standard für Records Management Systeme.
Im deutschen Sprachgebrauch ist ein „Dokument“ ziemlich genau dass, was eine „Record“ im angloamerikanischen Sprachraum ausmacht: eine aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Aufzeichnung. Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle. Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Rechnungen, Kontoübersichten, Berichte aber auch Webseiten-Inhalte, Video- und Audiodateien. Ein Record definiert sich durch seinen Inhalt und Rechtscharakter. Bei einer Record im Sinne von Records Management geht es also keineswegs um Schallplatten oder Datenbankzeileneinträge.
Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1)
- Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.
(Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen.)
Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1)
- Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.
(Die Übersetzung ins Deutsche sparen wir uns hier, weil Schriftgutverwaltung nicht den Kern von Records Management trifft).
Records Management oder ERM Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM Enterprise Content Management, die besonders zur Erfüllung von Information Management Compliance zur Erfüllung rechtlicher und regulativer Anforderungen an die Dokumentation von Unternehmensprozessen und Dokumenten notwendig ist.
Zu Records Management gehören folgende typische Eigenschaften:
- Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
- Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
- Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
- Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
- Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen
Weitere Informationen im Folienvortrag: http://www.slideshare.net/DRUKFF/moreq-moreq2-records-management-dr-ulrich-kampffmeyer-20062007
Sofern der Begriff des Record mit dem deutschen Dokument gleicht, was bleibt dann für die Primärdaten? MoReq definiert Record wie folgt:
Document(s) produced or received by a person or organisation in the course of business, and retained by that person or organisation.
Ähnlich wird auch im TNA argumentiert. Dementsprechend erscheint das Record als Container-Objekt, welches zusammengehörige Primärdaten enthält bspw. eine Email mit einem Attachment = 1 Record mit 2 Dokumenten.
Das Dokument als Container-Objekt existiert bei einigen DOMEA-Produkten (und sicher auch anderen DMS), dabei wird dem Terminus zumeist der Name des Softwareunternehmens mitgegeben bspw. VIS-Dokument.
September 12th, 2007 um 10:07 pmHallo Herr Müler,
ein paar kleine Antworten auf Ihren Beitrag:
a) Der Begriff “Record” ist leider nicht hundertprozentig identisch mit dem deutschen Begriff “Dokument”. Andernfalls müßte man auch nicht den Begriff “Records Management” erst in Deutschland einführen sondern könnte sich mit dem Begriff “Dokumentenmanagement” bescheiden … Kern der Unterscheidung ist der, dass aus “documents” im angloamerikanischen Sinne nicht unbedingt “records” werden müssen. Da MoReq (und verstärkt auch MoReq2) auch den dynamischen Teil des Records Managements abdecken, bevor es zu einer “Archivierung” oder zum “Einfrieren als unveränderliche Aufzeichnung” kommt, ist es zukünftig erforderlich, noch mehr zwischen Dokumenten und Records zu unterscheiden. Wie mit diesen Begriffen umzugehen ist, müßte sich auch im nationalen “Chapter Zero” niederschlagen.
b) Der Begriff “Container” kann in diesem Zusammenhang mißverstanden werden. Zunächst besteht eine Record immer aus einem Set von Metadaten und dem eigentlichen Inhalt. Diese Inhaltskomponente eines Informationsobjektes kann selbst wieder beliebigt tief geschachtelt, zusammengebaut und kombiniert sein. Auch ist die Frage der Speicherung der Metadaten zusammen mit der Inhaltskomponente bei vielen DMS-, RM- und Archivsystemanbietern noch nicht State-of-the-Art. Um sich nicht im Begriffswirrwar zu verzetteln, ist des daher wahrscheinlich sinnvoller, einmal von der Record als Informationsobjekt und zum anderen von Containern zu sprechen, die z.B. ein Dokumentobjekt oder sogar einen Vorgang repräsentieren können. Besonders bei DOMEA spielt die “feine” Unterscheidung ein wichtige Rolle. Zwischen TNA und MoReq wird es dagegen wenig Probleme geben, da MoReq2 sehr von TNA beeinflusst ist. Ähnliche Konzepte für Informationsobjekte gibt es auch im OAIS und auch in Deutschland hatte sich die Sparkassenfinanzgruppe mit ihren Informationsobjekten auf einen ähnlichen Ansatz schon Anfang der 90er Jahre fokussiert.
Inzwischen liegt auch das zukünftige Datenmodell für die Informationsobjekte in MoReq2 vor. Es orientiert sich einerseits an der ISO 23081, geht aber bei vielen Attributen darüber hinaus.
Ihr Beispiel mit der E-Mail ist dagegen noch getrennt zu werten, denn je nach Sachzusammenhang kann auch ein Attachment zu einer eigenständigen Record werden. Durch die Kombination mit E-Mail-Management-Software kommt es häufig schon zu einer Herauslösung von Attachments im Rahmen einer Single-Instance-Speicherung. Das “logische Konstrukt” einer Record als zusammenhängendes Informationsobjekt findet hier in der Speicherung als “physisches Konstrukt” keine Entsprechung. Aufage der Software udn der MEtadaten ist es, die Zusammenhänge persistent zu wahren.
Ich werde hierzu auch noch einmal einen Blick in Version 3 des Entwurfs werfen und Marc Fresko auf die von Ihnen aufgeworfene Problematik ansprechen.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
October 10th, 2007 um 6:15 pmMember of the MoReq2 Editorial Board
Objekthierarchie DOMEA
Sehr geehrter Herr Dr. Kampffmeyer,
Ihre Ausführungen beschreiben das terminologische Dilemma in Deutschland. Die Übersetzung der ISO 15489 entspricht zwar der deutschen Begrifflichkeit integriert jedoch nicht vollständig die Inhalte der ursprünglichen englischen Terminologie. Records Management ist nun einmal nicht äquivalent zu Schriftgutverwaltung.
Bezüglich des Dokumentenbegriffs in DOMEA. Das Dokument wird nach dem Glossar des DOMEA-Organisationskonzepts 2.1 als Zusammenfassung zusammengehöriger Primärdaten und der zugehörigen Metadaten beschrieben. Der Terminus entspricht somit faktisch dem Record-Begriff. DOMEA wollte damit den Brückenschlag zum papiernen Brief, der aus einem Anschreiben und einer X-Anzahl von Anlagen besteht, schlagen.
Der Vorgang jedoch stellt die Zusammenstellung aller Dokumente einschließlich deren Metadaten, im behördlichen Geschäftsgang mind. Eingang, internes Schreiben, Ausgang, zu einem Geschäftsfall, einer Einzelmaßnahme dar. Hinzu kommen die Prozessinformationen, welche die Informationen über erfolgte Zeichnungsverfahren enthalten. Der Vorgang enthält somit eine X-Anzahl an Dokumenten (X-”Pakete”zusammengehöriger Primärdaten und das “Paket” beschreibender Metadaten) sowie vorgangsbezogene Metadaten. Neben den Metadaten kommen die Prozessinformationen hinzu, welche den Geschäftsgang der Vorgänge offenlegen. Insofern erscheint der Vorgang eher äquivalent zum “Part” der englischen Terminologie resp. dem “Geschäft” der schweizerischen Begrifflichkeit.
Zusammengehörige Vorgänge, also Einzelmaßnahmen zu einem bestimmten Sachverhalt ergeben dann entsprechend DOMEA die Akte, was dem “Folder”, MoReq spricht von “File” der englischen resp. dem “Dossier” der schweizerischen Terminologie entsprechen würde.
Am einfachsten wäre es, wenn sich in Deutschland nicht nur auf akademischer Ebene die internationale Terminologie durchsetzen würde. Denn Record beschreibt die Medienunabhängigkeit treffender als der Begriff Dokument.
November 6th, 2007 um 9:55 amHallo Herr Müller,
wir sind uns glaube ich einig, dass es keine vernünftige Übertragung des Begriffes “Records Management” in das Deutsche gibt. Ich benutze daher Records Management für sich alleinstehend auch im Deutschen, mit der Erklärung, dass eine Record unserem Dokument-Begriff nahekommt, genaugenommen alle aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Aufzeichnungen bezeichnet.
Der “Dokument”-Begriff wandelt sich in der elektronischen Welt auch immer mehr zum “Informationsobjekt”, bei dem Metadaten, Referenzen und beliebige Inhaltskomponenten zusammengeüfhrt sich und zu einem definierten zeitpunkt ein in sich geschlossenes, authentisches und integres Objekt in einem elektronischen System bilden. Der Dokument- wie auch der Record-Begriff definieren sich niczht durch technische Eigenschaften sondern durch den Inhalt und den Rechtscharakter. So wird auch aus Content oder einem Media Asset ein Record.
Den Begriff “File” übersetze ich ungern mit “Akte”, da unter einer Akte im Deutschen sehr unterschiedliche Dinge verstanden werden. Hier benutze ich die Übertragung “Ordner”. Der schweizer und französische Begriff Dossier wird sich nicht in Deutschland einführen lassen. Technisch gesehen sprechen wir bei PROJECT CONSULT für die Zusammenführung von Daten, Dokumenten und Referenzen von “virtuellen Akten”, die allerdings nicht mit einem Vorgang oder einer Akte nach DOMEA gleichgesetzt werden können (siehe z.B. http://www.project-consult.net/Files/Virtuelle%20Akte%20200706.pdf).
Sicher wird sich am Rande der MoReq2-Roadshow auch die Möglichkeit ergeben, solche terminologischen Fragen eingehend zu diskutieren.
Mit freundlichen Grüßen,
Dr. Ulrich Kampffmeyer
November 10th, 2007 um 3:26 pmIm Magazin CIO ist am 15.05.2008 ein Beitrag unter dem Titel “Ende Juni kommt Euro-Sox, ob mit oder ohne MoReq” erschienen ( http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/854588/index.html )
Der Beitrag enthält leider eine Reihe inkorrekter Aussagen und ein angebliches Zitat von mir. Dies möchte ich wie folgt richtigstellen.
1. MoReq und MoReq2 wurden von der Europäischen Kommission beauftragt, bezahlt und veröffentlicht.
2. Träger des MoReq Standards ist das DLM Forum ( http://www.dlm-network.org ), der Zusammenschluss aller Nationalarchive und an der Thematik interessierten Organisationen. Deutschland ist durch das Bundesarchiv im DLM Forum vertreten.
3. Das Editorial Board ist keineswegs eine Vereinigung von Lobbyisten. Das Editorial Board ist für den fachlichen Inhalt des Standards verantwortlich. Die Zusammensetzung des Editorial Board findet sich hier: http://www.moreq2.eu/MoReq2_Editorial_Board.pdf
4. Der Standard wurde von Firma Serco ( http://www.MoReq2.eu ), die die Ausschreibung der Europäischen Kommission gewonnen hatte, zusammen mit dem Editorial Board sowie hunderten von Kommentatoren aus dem Anwender-, dem Archiv-, dem Anbieter und dem RM-Spezialisten-Panels verfasst. An den Panels haben sich nahezu alle Anbieter von Records-Management-Software sowie Organisationen, Behörden, Verbände und Spezialisten aus der ganzen Welt beteiligt ( z.B. aus Australien mehr Leute als aus Deutschland ). MoReq2 ist die aktuellste und vollständigste Darstellung des State-of-the-Art von Records Management ( siehe hierzu auch die Statements auf http://moreq.niniel.org/statements-zu-moreq2/ ).
5. In einer Reihe von europäischen Staaten, Vorreiter ist hier Slowenien, ist MoReq sogar in Gesetzen und Verordnungen als Grundlage für Records Management festgelegt worden. MoReq2 wird in England voraussichtlich den bisherigen Standard TNA ablösen. Eine Reihe von Organisationen und Verbänden hat klare Empfehlungen für den Einsatz von MoReq gegeben, so z.B. die Records Manager Guild in Russland. Verbandsseitig unterstützt z.B. die AIIM international den MoReq2 Standard ( http://www.pressebox.de/pressemeldungen/aiim-europe/boxid-131971.html ). Der im CIO-Beitrag erwähnte deutsche Anbieterverband VOI hat sich nicht an der Erstellung oder Kommentierung von MoReq2 beteiligt.
6. Zertifizierungen von Produkten gibt es noch nicht, da das Akkreditierungsverfahren über die Europäische Akkreditierungsvereinigung erst jetzt aufgenommen wird. Es gibt aber Commitments zahlreicher Anbieter ( IBM, OpenText u.a. ), MoReq2 zu unterstützen, siehe z.B. die Zusammenstellung hier: http://moreq.niniel.org/statements-zu-moreq2/
7. Die offizielle Position der Europäischen Kommission findet sich hier: http://ec.europa.eu/idabc/en/document/2303/5644
8. MoReq ist für die öffentliche Verwaltung UND die Privatwirtschaft ausgelegt. Gerade internationale oder international tätige Unternehmen profitieren von einem einheitlichen Standard für ganz Europa, da sich nur so die steigenden Compliance Anforderungen übergreifend und durchgängig abdecken lassen. Gerade angesichts der 8. Direktive ( EURO-SOX ) gewinnt MoReq2 hier an Bedeutung.
9. Der CIO Beitrag enthält eine als Zitat gekennzeichnete Passage, die mir zugewiesen wurde. Die falsche und unklare Darstellung, was Records Management sein soll, wurde von mir zu keinem Zeitpunkt getätigt. Ich verweise hier auf die Definition aus dem ISO Standard 15489 “Records Management” (siehe oben im Artikel, aus dem offenbar der Text abgeleitet wurde). Das angebliche Zitat neben meinem Bild wurde mir nicht vorgelegt und ist nicht authorisiert.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
May 31st, 2008 um 3:59 pmPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
VOI Vorstand positioniert sich gegen MoReq2
Auf der Webseite des Fachmagazins erschien am 23.06.2008 erneut ein Bericht zu MoReq2: http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/856274/index.html.
Darin werden Äußerungen des VOI Vorstandes zitiert:
[Zitatanfang] „Technisch zu wenig konkret, von unklarem Nutzwert und eher Reklame-Gag als echter Bedarf“ [Zitatende]
MoReq2 ist definiert durch Requirements, Testszenarien, Testdaten, Metadatenmodell und XML-Schema. Das Argument “technisch zu wenig konkret” ist nicht korrekt.
MoReq2 hat für verschiedene Gruppen einen unterschiedlichen Nutzen. Für Anwender höhere Akzeptanz, europaweit einheitliche Lösungen, Testgrundlagen für die eigenen installierten Systeme, etc. Für die Anbieter die Schaffung einheitlicher Produkte für den gesamten europäischen Raum. Der Standard richtet sich zudem an öffentliche Verwaltung und Privatunternehmen. Die Anbieter von Records-Management-Produkten sind nur eine Zielgruppe. Diese Zielgruppe hat sich aber bei der Erstellung des Standards stark engagiert und auch entsprechende Commitments abgegeben.
MoReq2 ist kein “Reklame-Gag” sondern ein von der Europäischen Kommission beauftragter, bezahlter und publizierter Standard für das Records Management in Europa.
[Zitatanfang] „…, dass der Anforderungskatalog in einigen Bereichen dem ISO Standard DIS/ISO 15489 (Schriftgut-Management)entspricht.“ [Zitatende]
Inhaltlich gibt es selbstverständlich eine Übereinstimmung von ISO 15489 und MoReq2 zumal MoReq2 keine eigene Definition von Records Management liefert sondern den ISO Standard zitiert. Der Charakter und der Fokus des ISO Standards und MoReq2s ist aber deutlich unterschieden. Die ISO Norm behandelt grundsätzliche Verfahren, MoReq2 definiert im Detail Funktionalität, Testkriterien, Testdaten, Datenmodell und XML-Schema.
[Zitatanfang] „Die Testszenarien, die vom Anbieter zu absolvieren sind, sind mit 1.200 Seiten so umfangreich, dass mancher kleiner Anbieter schlicht aus Aufwandgründen davor zurückschrecken wird.” [Zitatende]
Die MoReq2 Testszenarien sind umfangreich, aber einfach zu durchlaufen. Dies haben erste Erprobungen ergeben. In der Beschreibung der Testdaten sind zudem Hilfestellungen zur Durchführung der Tests angegeben. Unverständlich erscheint, dass einerseits bemängelt wird, der Standard sei „technisch zu wenig konkret”, andererseits der Umfang der sehr konkreten und in Tests nachweisbaren Funktionen kritisert wird.
[Zitatanfang] „Zöller sieht nicht ein, warum die nicht-zertifizierten Anbieter in Misskredit geraten sollten, bloß, weil sie nicht bereit sind, “viel Geld für eine Zertifizierung auszugeben, für die es derzeit noch keine Nachfrage gibt”. [Zitatende]
Nach meinem Kenntnisstand hat niemand bisher Anbieter in “Misskredit” gebracht, die sich nicht für MoReq2 engagieren. Allerdings muss man zu einigen Anbietern, die in Pressemitteilungen und Artikeln über MoReq2 berichteten, konstatieren, dass es sich dabei zum Teil um Lippenbekenntnisse handelt. Andere Anbieter arbeiten dagegen sehr konkret an der Umsetzung der Funktionalität. Der Einwurf der mangelnden Nachfrage in Deutschland erübrigt sich angesichts der Tatsache, dass Records Management hier kaum bekannt ist. Dies wird sich ändern.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
June 23rd, 2008 um 7:30 pmPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Geschäftsführer
http://www.PROJECT-CONSULT.com
http://www.MoReq2.de
http://www.doxtop.com/magazines/MoReq2-2008.aspx