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Roadshow 2009 - Review | Records Management & MoReq
Logo der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Records Management & MoReq

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Roadshow 2009 - Review

Bericht zur Records Management Roadshow 2009
Die Roadshow “Records Management” wurde in Frankfurt (12.05.2009) und München (14.05.2009) mit Unterstützung von IBM, Imbus, Iron Mountain Digital, Open Text, SAPERION, SER und T-Systems von PROJECT CONSULT durchgeführt.

Rückblick Records Management Roadshow 2009

Eine klasse Veranstaltung!

Es passiert nicht häufig, dass man neben dem üblichen Fragebogenrücklauf separat Mails erhält – aber diesmal schrieben uns gleich mehrere Teilnehmer und bedankten sich für die sehr informative Veranstaltung und die Top-Referenten! Das geben wir natürlich gern an alle Mitwirkenden weiter, die zu den gelungenen 2 Tagen in Frankfurt und München beitrugen.

Als Nachklang gibt es eine vollständige Aufzeichnung aller Vorträge als MultiMedia-Website, die von unserem Partner RichMediaFactory erstellt wurde:
http://www.doxtop.com/magazines/97284816/records-management-roadshow-2009.aspx
Dort finden sich der Seminarband, die Folienvorträge, Videos mit synchronisierten Folien und Fotos der Veranstaltung.

Wer leider nicht dabei sein konnte, hat voraussichtlich wieder im nächsten Jahr eine neue Chance. Alle weiteren Informationen und vieles Wissenswerte zu Records Management und MoReq2: http://www.MoReq2.de.

Electronic Records Management (ERM): Herausforderung für Akzeptanz und Weiterbildung.

AIIM
Electronic Records Management (ERM): Herausforderung für Akzeptanz und Weiterbildung. Den Auftakt der Veranstaltung übernahm Drs. Hanns Köhler-Krüner von der AIIM International (http://www.AIIM.org): „Wege aus dem Irrgarten“. Er stellte besonders die Anforderungen an Organisation und Weiterbildung heraus: „Schriftgutverwaltung ist nicht allein eine technische Lösung sondern erfordert eine entsprechende Organisation und qualifizierte Mitarbeiter“. Mit einigen Kennzahlen machte er das Problem des Informationsmanagements deutlich.

  • 281 Milliarden Exabyte digitale Information, 12 Stapel Taschenbücher von der Erde bis zur Sonne
  • 80% unstrukturiert, davon 90% nicht verwaltet
  • 64% der Anwender haben Vertrauen in Ihre Papierunterlagen, aber nur 34% der Anwender haben Vertrauen in Ihre elektronischen Unterlagen
  • 13% der Unternehmen haben eine E-Mail-Strategie
  • 53% der Manger sagen, dass weniger die Hälfte aller Informationen, die sie erhalten, werthaltig sind

Köhler-Krüner stellte fest, dass Informationen deutlich schneller erzeugt werden, als sie verwaltet werden können. Dementsprechend halten die Prozesse der Informationsverarbeitung auch mit den Dokumentations- und Compliance-Anforderungen nicht Schritt:
„Wir haben unsere Informationen nicht unter Kontrolle. Be-sonders schlecht steht es um E-Mails, E-Mail Attachements und Web 2.0 Technologien“.
Die wichtigsten Probleme bei Projekten der Informationsverarbeitung sieht die AIIM bei:

  • Unterschätzung der Prozesse und der Organisation
  • Mangelhafte Planung und Konzeption ist die Hauptursache gescheiterter ERM-Projekte
  • Fehlende Ausbildung

Um diese Situation zu verbessern bietet die AIIM ein entsprechendes Ausbildungsprogramm an.

PROJECT CONSULT
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT (http://www.PROJECT-CONSULT.com), stellte in seinem ersten Einführungsvortrag „Records Management: Standards, Nutzen und Einsatzgebiete“ zunächst einmal die Definitionen in den Vordergrund. Hier stützte er sich auf die ISO 15489. Im Folgenden klärte er die Bedeutung von Records Management, die Einsatzgebiete und den Information Lifecycle. Neben MoReq2 wies er auch auf die Standardisierungsbestrebungen der ICA hin. Ein wichtiges Thema war die Abgrenzung der Funktionalität von Records Management und Archivierung. Diese Begriffe dürfen nicht synonym verwendet werden. Anhand des MoReq2-Funktionen-Modells machte er deutlich, dass derzeit MoReq2 den größten Abdeckungsumfang hat und der aktuellste Standard ist. Ein Blick auf Marktstudien von Gartner, Forrester und anderen machte deutlich, dass auch beim Records Management der Markt im Umbruch ist. Nahezu alle namhaften Anbieter haben aber derzeit nur den Standard DoD 5015.2 aus den USA im Programm und zögern bei der Umsetzung von MoReq2. Eigene Marktuntersuchungen von PROJECT CONSULT zeigen zudem, dass das Thema Compliance von den Anbietern offenbar für wichtiger erachtet wird als von den Anwendern selbst. Hier werden aber Veränderungen durch die wachsenden rechtlichen Anforderungen und die zusammenfassende Betrachtung von GRC Governance, Risk Management und Compliance erwartet.

Wichtig war Dr. Kampffmeyer: „Records Management überwindet den Medienbruch zwischen elektronischen Dokumenten und Papierunterlagen.“ und „Records Management muss eine Infrastruktur sein, die allen anderen Anwendungen zur Verfügung steht.“

In seinem zweiten Vortrag „MoReq2 – Requirements, XML-Schema, Datenmodell, Besonderheiten, aktuelle Entwicklungen“ (http://www.MoReq2.de) ging Dr. Kampffmeyer auf den aktuellen Stand von MoReq2 ein. Er erläuterte kurz die Entstehungsgeschichte und legte dar, dass MoReq2 eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq aber auch durch die Einbeziehung anderer Standards generell eine Weiterentwicklung des Themas Records Management ist. Er erläuterte kurz die einzelnen Teile des MoReq2 Standards mit der Spezifikation, den Anhängen, dem Metadatenmodell, den Testszenarien und dem XML-Schema. Zum aktuellen Stand von MoReq2 verwies er auf die Ergebnisse des DLM Forums in Prag im April 2009. Inzwischen setzt auch die Tschechei (nach Slowenien) MoReq verbindlich als nationalen Standard für die Schriftgutverwaltung um. Kampffmeyer erläuterte ferner die Aufgaben des MGB MoReq Governance Board „Durch die Einrichtung des MoReq Governance Board im Rahmen des DLM-Forums wurde ein geordnetes Verfahren etabliert um Übersetzungen und Chapter „0“ zu koordinieren, Verbesserungen in MoReq2 zu etablieren und die Verbreitung von MoReq2 zu fördern“.

DGI / Humboldt Universität
In seinem Grußwort in Frankfurt machte Prof. Dr. Stefan Gradmann von der DGI Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis e.V. (http://www.dgd.de), Professor für Wissensmanagement an der Humboldt Universität in Berlin (http://www.ibi.hu-berlin.de) auf die Aufgaben für Verbände und Universitäten aufmerksam: „Ich betrachte Moreq2 als ein Kernelement unseres IBI-Curriculums im Bereich Digitale Bibliotheken. Der Standard erlaubt eine Konzeptualisierung von Informationsmanagement im Bereich der ‘Digital Records’ auf hinreichendem Abstraktionsniveau um deren Konzepte mit den in Bibliotheken und e-science dominanten Vorstellungen in Beziehung setzen zu können. Zudem schafft Moreq2 eine gesunde Basis für ein Neu-Denken von digitaler Langzeitverfügbarkeit.“

Open Text
Dr. Marc Diefenbruch von Open Text (http://www.OPENTEXT.com) legte dar, dass sich das Unternehmen bereits seit 1984 mit Records Management beschäftigt (eigentlich war dies sogar der Ursprung des Unternehmens). In seinem Vortrag „Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management“ stellte er die Open Text ECM Suite mit Schwerpunkt Records Management vor und stellte den Bezug zwischen Schriftgutverwaltung einerseits und geschäftsrelevante Vorgänge andererseits dar. Beides müsse sich ergänzen, um Information nutzbar zu machen. Es geht um die Aufstellung von klaren Regeln zur Verwaltung von Records und um die Sicherstellung der Produktivität bei (trotz) Erfüllung der Compliance.

Open Text sieht folgende Trends im Records Management Markt:

  • Service innerhalb einer ECM-Lösung
  • Unternehmensweite Sicht
  • Hohe Anforderungen an die Skalierbarkeit
  • Enge Integration mit Archiv- und Storage-Systemen
  • Integration mit E-Discovery und Litigation

Open Text ist zertifiziert nach DoD und unterstützt eine Reihe weiterer internationaler Standards. Damit wird eine Vielzahl von Moreq2-Spezifikationen per se erfüllt. Bei Open Text schlägt sich dies auch in speziellen Records Management Lösungen z.B. für SAP und Microsoft MOSS nieder. Ein wichtiger Mechanismus im Open Text Records Management ist die HOLD-Funktion. Damit kann in besonderen Situationen, z.B. einem drohenden Gerichtsverfahren, die normale Aufbewahrungsfrist ausgesetzt werden. In Bezug auf die Integration von Dokumentenmanagement und Records Management verwies Diefenbruch auf die elektronische Akte. Darüber hinaus kann mit Open Text Case Management (Vorgangsbearbeitung) Records Management auch direkt mit Geschäftsprozessen verbunden werden. Open Text sieht Records Management so als integrativen Bestandteil in unternehmensweiten ECM-Lösungen.

SER
SER Solutions (http://www.ser.de), vertreten in Frankfurt durch Dr. Joeris und in München durch Herrn Hartbauer, konzentrierte sich auf das Thema „Records Management und elektronische Archivierung“.

Records Management und Archivierung sind komplementäre Funktionen haben aber beide Relevanz für die Dokumentenverwaltung. Ziel muss es sein im Lebenszyklus möglichst früh den Umgang mit den Dokumenten kontrollieren zu können. Dr. Joeris: „Elektronische Archivierung ist nicht nur eine Ergänzung von Records Management sondern eine der wichtigsten Komponenten um Informationen zu erschließen und zu bewahren. Records Management kombiniert in elektronischen Akten Inhalte, Prozesse und Anwendungen. Aus einer Akte heraus lassen sich Vorgänge anstoßen, in Akten aufnehmen oder eine Akte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar machen. Besonders in Punkto Datenschutz und Zugriffssicherheit ist die elektronische Akte unerreicht. Mit ihr lässt sich exakt definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht.“

Intelligente elektronische Ablage muss sich an den Gegebenheiten und Möglichkeiten der Software orientieren und nicht an der herkömmlichen Papierablage: „Das hierarchische Modell in MoReq2 behindert die Realisierung von virtuellen Sichten, wenn es allein Maßstab aller Implementierungen sein soll.“ Dies wurde in der Diskussion „gerade gerückt“, da MoReq2 nicht untersagt, auch andere Präsentationsformen wie virtuelle Akten zu nutzen. Der hierarchische Aktenplan ist eine Minimalanforderung, die jedes Records Management Produkt erfüllen muss.

Mit ERMS sind Löschregeln, Löschfristen, Ausnahmen (Hold) und die datenschutzgerechte Vernichtung von Unterlagen besser sicherzustellen und zu überwachen als mit Papier. Aufbewahrungsfristen und Löschregeln können von verschiedenen, auch sich widersprechenden Vorschriften (Buchhaltung, Gewährleistung, Datenschutz) getrieben sein. In DOXiS4 Records Management können flexible Aufbewahrungsfristen (minimale/maximale Aufbewahrungsfristen hinterlegt werden. Für Langzeitarchivierungsprojekte, die für Bundes- und Landesarchive z.B. mehrere Hundert Jahren oder gar „ewige“ Aufbewahrungszeiträume fordern, sind selbstbeschreibende Informationsobjekte nach ISO 14721 OAIS von großem Nutzen. Für die Anwender sind die wichtigsten Kernfunktionen des Records Management die Aufbewahrungsfristen und –regeln sowie die Löschregeln. Mehrwert für ein Unternehmen wird durch eine durchgängige und integrierte ECM-/Archiv-/Records-Management-Lösung erreicht.

imbus
„MoReq2 Tests und Zertifizierung“ lautete der Vortrag von Michael Sill, imbus AG (http://www.imbus.de). Die imbus AG hat die Testszenarien entwickelt, ist akkreditiertes MoReq2-Zertifizierungs-Center und Mitglied im MoReq Governance Board. Sill erläuterte zunächst das MoReq2 Testframework. Dieses hat 439 Testfälle im Kernbereich sowie weitere 239 optionale Testfälle. Für den Kernbereich umfasst das Testdatenverzeichnis 254 Seiten. Insgesamt umfassen Testmaterial und Testszenarien ca. 1200 Seiten. „Dies ist immer noch wesentlich weniger als jeder Anbieter für seine eigenen Produkttests nutzt, aber hinreichend um ein Records Management System funktional zu beurteilen“, so Sill. Er erläuterte ferner den Anmeldungs-, Prüfungs- und Zertifizierungsprozess, zu dem sich bereits mehrere Hersteller angemeldet haben: „Das erste zertifizierte MoReq2-konforme Softwareprodukt wird es im Sommer 2009 geben. Die Tests haben gezeigt, dass das Verfahren praktikabel ist und die positive Resonanz aus der Herstellerschaft wächst.”

Den Nutzen einer Zertifizierung für die Anwender sieht imbus in folgenden Argumenten:

  • Investitionssicherung
  • Transparenz
  • Nachhaltigkeit
  • Vergleichbarkeit des Systems

Iron Mountain
Stephan Haux von Iron Mountain Digital (http://www.ironmountain.de/records/) wies in seinem Vortrag „Von Papier zu Digital und zurück – Records Management und Outsourcing“ darauf hin, dass es Records Management zusammen mit STaaS (Storage as a Service) schon seit sehr langem gibt. Er stellte die grundsätzliche Frage, ob jeder Anwender selbst ein eigenes System installieren und betreiben muss: „IRON MOUNTAIN bietet seit Jahrzehnten ihren Kunden effiziente Lösungen für das Outsourcen von Archiven. Gleichermaßen kann man auch bei Records Management vorgehen. Der Anwender spart sich dabei die Kosten für aufwändige eigene Sicherungs-und Sicherheitssysteme“.

In seinem Vortrag orientierte sich Haux an den Vorgaben von MoReq2 für das Outsourcing und die Aufbewahrung. Er ging auf wesentliche Elemente wie Back Up und Recovery, Vital Records durch Sicherstellung von Business Continuity, Management of non-electronic Records auch weltweit, Disposition of Physical Records, Outsourcing als Third Party Management of Data durch entsprechendes Service Level Agreement und Long Term Preservation and Technology Obsolescence ein. Als Dienstleister für solche Aufgaben konnte er auch Beispiele wie Dokumentenverfolgung durch RFID basiertes Alarmsystem im Fahrzeug, Iron Mountain Connect Retention Center und große E-Mail Management Lösungen mit 50.000 neue Nachrichten am Tag zurückgreifen. Hier sind auch Aufgaben wie Content Classification und eDiscovery outgesourct.

IBM
Thomas Schrenk von IBM Deutschland (http://www.IBM.de) stellte Records Management in den Kontext von Workflow und Case Management. „Gerade zu Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist die durchgängige Dokumentation der Geschäftstätigkeit wichtig. Informationsinseln müssen vermieden werden. Anforderungen des MoReq2 Standards begegnen Unternehmen am effektivsten mit einem Compliance Warehouse Ansatz, der in einer homogenen Plattform, die Themenbereiche Content, Prozesse, Compliance und Search and Discovery miteinander verbindet. Somit erhält man eine Gesamtlösung, die Eingangsströme harmonisiert und klassifiziert, Content einheitlich ablegt, über Records Management den Lebenszyklus dieses Contents verwaltet und über intelligente Geschäftsprozesse Compliance sicherstellt.“

In seinem Vortrag “Records Management, Workflow und Case Management” ging er auf Records Management als Bestandteil der IBM ECM Plattform ein. Eingangs erläuterte er, dass Compliance einer der Business Treiber für Informationsmanagement ist. Eindrücklich wies er darauf hin, Insellösungen und isolierte Informationssilos zu vermeiden. Auch die ECM-Infrastruktur-Produkte von IBM wie IBM FileNet P8 sind DoD zertifiziert und übertreffen vielfach im funktionalen Umfang sogar die Anforderungen von MoReq2. Dies gilt besonders für die optionalen Module wie z.B. Business Process Management. IBM setzt auf Active Content, der es erlaubt, ereignisgesteuerte regelbasierte Geschäftsprozesse mit Records Management und Archivierung zu kombinieren. Dies machte er anhand einiger Beispiele wie die Erfassung von E-Mails und Dateien mit automatischer Klassifikation und Zuordnung in das Records Management greifbar.

T-Systems
Gerd Hammer von T-Systems (http://www.t-systems.de/imagemaster) referierte zum Thema „Records Management und E-Discovery. Er widmete sich dem Zusammenhang zwischen einem geordneten Schriftgutmanagement und E-Discovery: „Die meisten Anforderungen, die E-Discovery an Prozesse, Organisation und IT stellt, sollte jedes Unternehmen auch aus Eigeninteresse umsetzen; zum einen zum Nachweis der Compliance zu geltenden Gesetzen und Richtlinien und zum anderen, um unternehmerische Entscheidungen auf vollständige und aktuelle Informationen stützen zu können. Die Basis hierfür ist ein effizientes und durchgängiges Informationsmanagement im Unternehmen. E-Discovery ist nur ein Prozess unter vielen, der die vorhandene Infrastruktur nutzt.“

Hammer machte deutlich, dass das aus Amerika herüberschwappende Thema e-Discovery auch in Deutschland wichtig ist und Unternehmen betreffen kann. E-Discovery stellt eine Reihe von Anforderungen an das elektronische Records Management:

  • Klassifizierung
  • Retention Management
  • Unterstützung von Litigation Hold
  • Collection über Suchfunktionen, Presentation und Export-Möglichkeiten
  • Systemkatalog

Das hohe finanzielle Risiko durch das amerikanische Rechtssystem legt es nahe, dass auch deutsche Firmen ihr Records Management an diesen Anforderungen ausrichten, Stichwort „E-Discovery-Readiness“. Für die Vorgehensweise im E-Discovery wird ein Top Down Ansatz vom Management Auftrag zur Einführung hin vorgestellt. Organisation, Content Management und IT werden hinsichtlich der Anforderungen des E-Discovery optimiert. Neben Compliance und Risikominimierung liegen die Mehrwerte durch E-Discovery in Produktivitätssteigerungen, Prozessverbesserungen und Kostenreduktionen, da das Content Management und die IT-Unterstützung optimiert werden.

SAPERION
Der Vortrag „Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im Records Management” von Volker John, SAPERION (http://www.SAPERION.com), fand in Frankfurt als erster Anbietervortrag und in München als letzter statt. Dementsprechend verschoben sich die Schwerpunkte, auch wenn die Folien weitgehend gleich blieben (aufgezeichnet wurde der Vortrag in Frankfurt). Er widmete sich dem Thema Metadaten und Visualisierung in der Schriftgutverwaltung. Das Metadaten-Modell und das Entity-Relationship-Modell von MoReq2 waren Schwerpunkte seiner Präsentation. Seiner Meinung nach „kann die Erfassung zahlreicher notwendiger Metadaten nur funktionieren, wenn sie von Prozessen und über Vererbung verfügbar gemacht werden. Dabei darf man außerdem nicht nur in herkömmlichen hierarchischen Ordnungsstrukturen denken sondern muss auch modernere Erschließungsstrategien berücksichtigen“. Sein Argument für den Nutzen von Records Management: „Wohldokumentierte und zügige Bearbeitung von Anfragen führt zu höherer Kundenzufriedenheit und verbesserter Wiederkaufwahrscheinlichkeit.“

MoReq2 stellt seiner Meinung nach einen wichtigen Standard für Records Management dar. Das MoReq2 Entity-Relationsship-Modell und das Classification Scheme sollten wegen der Komplexität nicht vollständig verwendet werden. Auch solle man von einer zu starren Abbildung absehen und sich auf geeignete Anwenderoberflächen zur Nutzung des doch recht komplexen Records Management konzentrieren. Hierfür gibt es keine direkten Vorgaben von MoReq2 und somit Freiheitsgrade für die Umsetzung in Lösungen. MoReq2 erfordert neue Rollen für Administratoren, Reviewer und End User. Dies ist auch bei der Gestaltung der Anwendungen zu berücksichtigen: „für den Endanwender gilt – so intuitiv und einfach wie möglich“. Records Management bietet eine höhere Nachvollziehbarkeit, Verknüpfung und damit höhere Rechtskonformität als die „flache“ Verwaltung von Informationen wie z.B. in Filesystemen oder bei der Nutzung von Google als übergreifender Suche. Records Management erfordert Disziplin und außerdem „Management Attention. Alleine Akzeptanz beim Anwender zu schaffen, genügt nicht.“

Alle Referenten betonten in den Abschlussdiskussionen der Records Management Roadshow noch einmal, dass nicht nur aus Compliance-Gründen sondern um wirtschaftlicher arbeiten zu können und Informationen effizient zu erschließen eine geordnete Schriftgutverwaltung essentiell ist.

Die komplette Dokumentation einschließlich Seminar-handout, MultiMedia-Präsentationen mit Video und synchronisierten Folien, die Folienvorträge und Fotos können von der Veranstaltungswebseite http://www.doxtop.com/magazines/97284816/records-management-roadshow-2009.aspx kostenfrei heruntergeladen werden.

Dokumentation
http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/Seminarband_RM_2009_Web.pdf

Records Management für die effektive und sichere Dokumentation der
Geschäftstätigkeit

Unter dem zunehmenden Compliance-Druck rückt Records Management auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz zunehmend ins Blickfeld der Anwender und Anbieter - in Ländern wie Frankreich und England hat sich Records Management schon fest etabliert und z.B. MoReq2 als Standard ist kein Fremdwort mehr.

PROJECT CONSULT führt im Mai 2009 eine Records Management Roadshow in Frankfurt und München durch, um auch im deutschen Sprachraum der DACH-Länder ein Bewusstsein für Records Management zu schaffen bzw. zu verankern und den Nutzen des europäischen Standards MoReq2 für Anwender aufzuzeigen.

Zielsetzung der Records Management Roadshow 2009

Records Management gewinnt unter Compliance- und Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten für die Verwaltung von elektronischen Dokumenten immer mehr Bedeutung. Allerdings ist der Begriff Records Management im deutschsprachigen Raum noch nicht sehr bekannt und zum Teil auch mit Lösungen besetzt, die wenig mit dem Records Management internationaler Prägung zu tun haben.

Hieraus ergibt sich einmal die Notwendigkeit, im Markt mehr Aufmerksamkeit für Records Management zu schaffen und andererseits die Chance, dieses neue Thema im Rahmen einer praxisnahen Fachveranstaltung zu adressieren.
Ein Anlass für das Thema Records Management ist der neue europäische Standard MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records). MoReq2 wurde erst in 2008 publiziert und gewinnt in Europa zunehmend an Bedeutung. MoReq2 richtet sich an Anwender aus dem öffentlichen und privaten Sektor, an Hersteller und Berater sowie an Bildungsorganisationen und Verbände.

Um das Thema gemeinsam mit Systemanbietern und Verbänden am Markt bekannt zu machen, wird PROJECT CONSULT nach dem Erfolg der Roadshows in 2007 und 2008 ein weiteres ganztägiges Seminar zum Thema MoReq2 im Rahmen einer Records Management Roadshow in München und Frankfurt durchführen.

  • Ziel der Veranstaltung ist, Records Management, seine Bedeutung und seinen Nutzen sowie den neuen europäischen Standard bekannt zu machen.
  • Motto der Veranstaltung ist “Records Management für die effiziente und sichere Dokumentation der Geschäftstätigkeit”.
  • Kern der Veranstaltung ist,
    a) den generellen Nutzen von Records Management,
    b) Records Management selbst,
    c) die Umsetzung von Records Management in Lösungen und
    d) die Bedeutung von MoReq2 vorzustellen.

Auf der Veranstaltung werden Anbieter von Records-Management-Lösungen Fachvorträge und Produktpräsentationen halten.
In den Vorträgen werden relevante, praxisnahe Informationen zur konkreten Umsetzung von Records Management vermittelt, die Anregungen, Entscheidungshilfe und Nutzenargumentationen den Anwendern bieten.

Begleitet wird das Seminar wieder von Presse und Verbänden. Die Veranstaltung wird mit interaktiven Videos und Folien aufgezeichnet und anschließend im Internet bereitgestellt.

Programm

Vormittags

08:30 Registrierung und Begrüßungskaffee
09:00 Begrüßung durch den Moderator, Dr. Ulrich Kampffmeyer

  • Records Management: Herausforderung für Akzeptanz und Weiterbildung
    Hanns Köhler Kühler, AIIM Association for Information and Image Management international, Europe, Director Global Education Services EMEA / DLM Forum, Secretary
  • Records Management – Standards, Nutzen und Einsatzgebiete
    Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Geschäftsführer / MoReq Governance Board
  • MoReq2 – Requirements, XML-Schema, Datenmodell, Besonderheiten, aktuelle Entwicklungen
    Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Geschäftsführer / MoReq Governance Board
  • Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im Records Management
    Volker John, Director Product Management, SAPERION

Kaffeepause und Gespräche

  • Records Management: die Bedeutung für Wirtschaft, öffentliche Verwaltung, Lehre und Forschung (nur in Frankfurt)
    Prof. Dr. Stefan Gradmann, Humbold Universität, IBI / DGI Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis, Präsident
  • Records Management und Archivierung
    Dr. Gregor Joeris, Leiter Produktmanagement der SER Gruppe, SER eArchiving Solutions, Geschäftsführer (in Frankfurt); Markus Hartbauer, Chief Solutions Architect, SER Solutions Österreich (in München)
  • MoReq2 Tests und Zertifizierung
    Michael Sill, Consultant Software-Qualitätsmanagement, imbus

ca. 13:00 Mittagessen & Gespräche

Nachmittags

  • Records Management und Outsourcing
    Stephan Haux, Senior Product Manager - EMEA, Iron Mountain Digital
  • Records Management, Workflow und Case Management
    Thomas Schrenk, Senior Systems Consultant ECM, IBM Deutschland

Kaffeepause und Gespräche

  • Records Management und E-Discovery
    Gerd Hammer, Senior Project Manager ECM, T-Systems
  • Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management
    Dr. Marc Diefenbruch, Director Portfolio Management EMEA, Open Text
  • Abschlussdiskussion

ca. 17:30 Veranstaltungsende

Ergebnisse der Roadshows 2007 und 2008

Die Webseiten mit den Reviews der Roadshows 2007 und 2008 finden Sie hier:

Die vollständigen Dokumentationen der Roadshows 2007 und 2008 finden Sie hier:

Welchen hohen Wert das Thema MoReq/MoReq2 in diversen Branchen hat, kann man auch den Umfrageergebnissen zu Aktualität und Bedeutung von Records Management entnehmen:

Aussteller und Referenten

<IBM <Imbus Iron Mountain Digital Open Text SAPERION
SER T-Systems

Medienpartner

<Banken&Sparkassen BIT Business Information Technology Competence Site DOKmagazin ECMguide.de
eGovernment computing Information - Wissenschaft & Praxis Password RichMediaFactory SearchStorage.de

Verbandspartner

AIIM Association for Information and Image Management international DGI Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis e.V.

4 Kommentare zu “Roadshow 2009 - Review”

  1. 1
    admin sagt:

    PRESSEMITTEILUNG

    PROJECT CONSULT Seminar informiert über Records Management und Moreq2

    Sie ist eine der wichtigsten Spezifikationen für elektronisches Dokumenten- und Records Management (RM) in Europa und rückt vor dem Hintergrund steigender Anforderungen an Compliance und Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von RM-Lösungen immer stärker ins Blickfeld: MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records Version 2). In ihrem Seminar „Records Management für die effektive und sichere Dokumentation der Geschäftstätigkeit“ bietet die PROJECT CONSULT GmbH Anwendern jetzt die Möglichkeit, Records Management praxisnah näher kennen zu lernen. Die Termine: Dienstag, 12. Mai 2009, Frankfurt (Sheraton Hotel) und Donnerstag, 14. Mai 2009, München (Sofitel Bayerpost).

    (newsmax.de) Der Begriff des Records Management ist im deutschen Sprachraum bislang noch wenig verbreitet und wird oft mit elektronischer Archivierung gleichgesetzt. Gleichwohl finden sich viele Ansätze aus der Archivierung hier wieder; vor allem ist RM eine wichtige Komponente von ECM Enterprise-Content-Management, die besonders zur Erfüllung von Information-Management-Compliance notwendig ist. RM hat damit maßgeblichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen, welche sich durch den Einsatz von ECM-Lösungen und die Straffung von Geschäftsprozessen deutlich erhöhen lässt. In dem von dem renommierten ECM-Berater Dr. Ulrich Kampffmeyer geleiteten Seminar erfahren die Teilnehmer alles, was sie über Einsatz und Nutzen von Records Management wissen sollten und wie sie ihre Informationen mit dem neuen Standard MoReq2 effizient verwalten können. Darüber hinaus berichten Referenten der beteiligten Hersteller über „Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im Records Management“ (Saperion) „Records Management und Archivierung“ (SER Solutions Deutschland) „MoReq2 Tests und Zertifizierung“ (imbus AG), „Records Management und Outsourcing“ (Iron Mountain), „Records Management, Workflow und Case Management“ (IBM) und „Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management“ (Open Text). Das Augenmerk der einzelnen Vorträge liegt dabei auf: Wie erschließt und verwaltet man Informationen und sichert die Dokumentation von Geschäftsprozessen? Welche Records Management Anwendung ist als standardisiertes, austauschbares und kompatibles Produkt für mein IT-Portfolio geeignet? Werden die Compliance-Vorgaben erfüllt? Im Abschluss können die Teilnehmer die Auswirkungen für die eigenen Anwendungen mit den Referenten diskutieren.

    Das Seminar bietet seinen Teilnehmern somit die Möglichkeit, die Bedeutung von MoReq2 einzuschätzen und die Umsetzung in Records Management Produkte und -Lösungen kennen zu lernen. Zielgruppe der Veranstaltung sind Führungskräfte, Projektleiter und Verantwortliche im Bereich Informations-, Records,- und Enterprise Content Management aus allen Branchen.

  2. 2
    admin sagt:

    PRESSEMITTEILUNG

    Experten aus Industrie, Hochschulen und Verbänden beim Records Management Seminar der PROJECT CONSULT GmbH

    IT, New Media & Software
    Pressemitteilung von: PROJECT CONSULT GmbH

    (openPR) - Hamburg, 1. April 2009. Ein Blick auf die Titelseiten der Tagespresse hat jetzt auch dem letzten Beobachter die Augen geöffnet, wie wichtig E-Mail-Management, Datenschutz, Datensicherheit und Compliance auch in Deutschland längst sind. Unternehmen sollten sich daher dringend darüber informieren, wie sie ihre Information-Management-Compliance durch ein geordnetes Verwalten Ihrer Informationen erfüllen können. Zwei Mal die Gelegenheit dazu bietet das Seminar „Records Management für die effektive und sichere Dokumentation der Geschäftstätigkeit“ am Dienstag, 12. Mai 2009 in Frankfurt (Sheraton Hotel Frankfurt/Offenbach) und Donnerstag, 14. Mai 2009 in München (Sofitel Bayerpost). Unter Regie der PROJECT CONSULT GmbH informieren dort hochkarätige Vertreter aus der ECM-Branche, sowie Hochschulen und Verbänden über alle Aspekte von Records Management. Zielgruppe der Veranstaltung sind Führungskräfte, Projektleiter und Verantwortliche im Bereich Informations-, Records- und Enterprise Content Management aus allen Branchen.

    Records Management als Komponente von ECM Enterprise Content Management umfasst die systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Dazu gehören auch alle Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von elektronischen Akten. Eine thematische Einführung zu Standards, Nutzen und Einsatzgebieten von Records Management sowie zum europäischen MoReq2 Standard wird Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT GmbH geben. MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records Version 2) wird vor dem Hintergrund steigender Anforderungen an Compliance und Wirtschaftlichkeit immer wichtiger. Die Seminarteilnehmer erfahren auf dem Seminar, wie sie ihre Informationen mit Records Management Lösungen effizient verwalten können.

    Vor allem als Führungsaufgabe ist Records Management zu sehen; auch die Akzeptanz der Mitarbeiter/innen und die permanente Weiterbildung müssen Unternehmen ernst nehmen. Über Ausbildungskonzepte berichtet deshalb Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der AIIM Europe, der europäischen Tochter des ECM-Fachverbandes AIIM International (Association for Information and Image Management). Prof. Dr. Stefan Gradmann von der DGI Deutsche Gesellschaft für Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis / Humboldt Universität beschäftigt sich in seinem Grußwort auf dem PROJECT CONSULT Seminar mit der Bedeutung von Records Management für Wirtschaft, öffentliche Verwaltung, Lehre und Forschung.

    Über Audit trails, Legal Hold und E-Discovery referiert Gerd Hammer, Senior Project Manager ECM bei T-Systems. Ein Schwerpunkt seines Vortrages wird auf der Abgrenzung von E-Discovery zu Records Management liegen. E-Discovery Lösungen sind proaktive Softwaresysteme, mit denen anstehende Rechtsstreitigkeiten, Informationen und Daten auf einfache, sichere und effiziente Weise erfasst, strukturiert, durchsucht und offen gelegt werden können. Gerd Hammer wird in seinem Vortrag zudem über die grundsätzliche informationslogistische Relevanz von standardisiertem Records Management sprechen.
    “Records Management, Workflow und Case Management” sind das Thema von Thomas Schrenk, Senior Systems Consultant ECM bei IBM. Das Zusammenwirken von Prozesssteuerung und sicherer Ablage ist hier ein wichtiger Aspekt.

    Dr. Marc Diefenbruch, Director Portfolio Management EMEA bei Open Text, wird über die „Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management“ referieren. Virtuelle Akten führen heute Informationen aus verschiedenen Systemen mit E-Mail, gescannten Dokumenten und Fax zusammen.

    Zu den Experten gehören außerdem Volker John, Director Product Management bei SAPERION, der über „Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im Records Management“ sprechen wird. Hier spielen besonders Metadaten und die Strukturierung von Ablagen für einen effizienteren Informationszugriff eine große Rolle.

    Dr. Gregor Joeris, Leiter, Produktmanagement der SER Gruppe und Geschäftsführer der SER eArchiving Solutions GmbH, und Markus Hartbauer, Chief Solutions Architect SER Solutions Österreich GmbH, nehmen mit dem Thema „Records Management und Archivierung“ Bezug darauf, dass das Thema Archivierung mit dem Records Management in einen Topf geworfen wird. Dabei geht es doch im Wesentlichen um den geordneten Übergang von der Ablage in strukturierte, langfristig stabile elektronische Archive.

    Michael Sill, Consultant Software-Qualitätsmanagement bei imbus, ist mit einem Referat zu Tests und Zertifizierung im MoReq2 Umfeld vertreten. Er berichtet über die ersten laufenden Tests und Zertifizierungen von Records Management Systemen nach MoReq2.

    Stephan Haux, Senior Product Manager - EMEA bei Iron Mountain Digital, wird über die Outsourcing-Aspekte des Records Management informieren. Nicht jeder muss selbst Records Management Lösungen betreiben, sondern kann auf kombinierte SaaS- und Outsourcingangebote für Scannen, Verwalten, Archivieren und Nutzen von elektronischen und papiergebundenen Dokumenten zurückgreifen.

    Im Fokus aller Vorträge und Live-Produktvorführungen stehen die Aspekte der Wirtschaftlichkeit und der Erfüllung von Compliance-Vorgaben.

    Autorisierte Statements von Anbietern, Nationalarchiven, Professoren und weiteren Experten stehen unter moreq.niniel.org/statements-zu-moreq2/ zum Download bereit.

  3. 3
    admin sagt:

    PRESSEMITTEILUNG

    Records Management und Wirtschaftlichkeit

    Angesichts der Wirtschaftskrise scheint bei vielen Anwenderunternehmen scheint zur Zeit das Thema Records Management und elektronische Archivierung fälschlicherweise keine herausragende Bedeutung zu haben. Dabei bietet Enterprise Content Management mit seinen Komponenten Records Management und Archivierung die Möglichkeit, Abläufe transparenter zu machen, Information zielgerichteter und schneller bereitzustellen, Prozesse zu optimieren und nachvollziehbar zu machen, und die Informationsverfügbarkeit in Bezug auf Sicherheit, Richtigkeit und Vollständigkeit deutlich zu verbessern. Der Einsatz von elektronischen Systemen zur Unterstützung des Informationsmanagements ist längst ein Wettbewerbsfaktor geworden. Besonders in verteilt organisierten Unternehmen, Unternehmensverbünden sowie Unternehmen die international aufgestellt oder tätig sind, ist ein einheitlicher Standard für das Schriftgutmanagement essentiell für das wirtschaftliche Arbeiten mit Information. Hier genau setzt MoReq2 als europaweiter und international beachteter Standard an. Durch die Vereinheitlichung des Einsatzes von Records Management und Archivierung im Unternehmen lassen sich nicht nur Effizienzpotentiale heben sondern auch konkret Kosten bei Einführung, Nutzung und Betrieb von Systemen sparen.

    Records Management und Compliance

    Die Erfüllung rechtlicher Vorgaben ist ein wichtiges Thema, das angesichts von Datenskandalen, Industriespionage und mangelnder Nachvollziehbarkeit elektronischer Vorgänge immer wichtiger wird. Records Management ist hier eine wesentliche Komponente. Die geordnete Verwaltung von wichtigen Informationen mit Records Management ist in vielen Branchen nicht mehr weg zu denken – in der Pharma-Industrie, bei Automobil- und Industrieunternehmen, in der Finanzwirtschaft ist der Einsatz moderner Enterprise Content Management Lösungen mit Records Management ein Muss. Auch wenn der Begriff Records Management im deutschsprachigen Raum noch nicht weit verbreitet ist, die Grundprinzipien müssen längst alle Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen erfüllen. Ebenso wie die ISO/DIN Norm 15489 Records Management / Schriftgutverwaltung zielt MoReq2 als Anforderungsspezifikation auf alle Branchen, auf die öffentliche Verwaltung ebenso wie auf die freie Wirtschaft. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen, besonders unter dem Gesichtspunkt einer Gesamtverantwortung für Governance, Risk Management und Compliance ist ein Thema, dass jeden Vorstand und jeden Geschäftsführer angeht. Die Zuordnung der Verantwortlichkeit ist klar geregelt. Records Management und Compliance gehören auf die Entscheiderebene.

    MoReq2 in der Diskussion

    Während weltweit ein weitgehend positives Echo zu MoReq2 zu verzeichnen ist, gibt es auch kritische Stimmen. Einige Anbieter setzen sich sehr konstruktiv mit den Schwachstellen auseinander und überlegen, wie sie z.B. auf das Datenmodell moderne, auch Web-2.0-gerechte oder virtuelle Akten aufsetzen. Hier geht es bereits um technische Implementierungsfragen, wie man die Vorgaben von MoReq2 am einfachsten in bestehenden Produkten umsetzt. Andere Stimmen verdammen MoReq2 eher grundsätzlich wie Statements „ eine skurrile, EU-bürokratische Geldverschwendung“ zeigen. Das MoReq Governance Board des DLM Forum hat bereits die berechtigte Kritik und Hinweise auf kleinere Fehler im Spezifikationsdokument aufgegriffen und in die Planung für MoReq2 eingesteuert. Im Records Management Seminar werden auch die kritisierten Aspekte zu Funktionalität und Zertifizierung in den verschiedenen Vorträgen aufgegriffen, kommentiert und in Bezug auf die Implementierung von Lösungen diskutiert. Eine Reihe der vortragenden Anbieter wird zudem praktisch mit Vorführungen ihrer Systeme darstellen, wie Records Management tatsächlich funktioniert. Zitate von Anbietern, Nationalarchiven, Universitäten und Records Management Spezialisten finden sich unter http://moreq.niniel.org/statements-zu-moreq2/. Dies gibt den Teilnehmer die Möglichkeit, sich selbst ein Bild zu machen.

    Inhalt und Agenda der Records Management Roadshow 12.05.2009 und 14.05.2009

    Vormittags

    08:30 Registrierung und Begrüßungskaffee
    09:00 Begrüßung durch den Moderator, Dr. Ulrich Kampffmeyer

    Records Management: Herausforderung für Akzeptanz und Weiterbildung
    Hanns Köhler Kühler, AIIM Association for Information and Image Management international, Europe, Director Global Education Services EMEA / DLM Forum, Secretary

    Records Management – Standards, Nutzen und Einsatzgebiete
    Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Geschäftsführer / MoReq Governance Board

    MoReq2 – Requirements, XML-Schema, Datenmodell, Besonderheiten, aktuelle Entwicklungen
    Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Geschäftsführer / MoReq Governance Board

    Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im Records Management
    Volker John, Director Product Management, SAPERION

    Kaffeepause und Gespräche

    Records Management: die Bedeutung für Wirtschaft, öffentliche Verwaltung, Lehre und Forschung (nur in Frankfurt)
    Prof. Dr. Stefan Gradmann, Humbold Universität, IBI / DGI Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis, Präsident

    Records Management und Archivierung
    Dr. Gregor Joeris, Leiter Produktmanagement der SER Gruppe, SER eArchiving Solutions, Geschäftsführer (in Frankfurt); Markus Hartbauer, Chief Solutions Architect, SER Solutions Österreich (in München)

    MoReq2 Tests und Zertifizierung
    Michael Sill, Consultant Software-Qualitätsmanagement, imbus

    ca. 13:00 Mittagessen & Gespräche

    Nachmittags

    Records Management und Outsourcing
    Stephan Haux, Senior Product Manager - EMEA, Iron Mountain Digital

    Records Management, Workflow und Case Management
    Thomas Schrenk, Senior Systems Consultant ECM, IBM Deutschland

    Kaffeepause und Gespräche

    Records Management und E-Discovery
    Gerd Hammer, Senior Project Manager ECM, T-Systems

    Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management
    Dr. Marc Diefenbruch, Director Portfolio Management EMEA, Open Text

    Abschlussdiskussion

    ca. 17:30 Veranstaltungsende

    Weitere Informationen zu Records Management

    Eine Reihe von Fachzeitschriften hat das Thema Records Management aufgegriffen. So findet sich in den Ausgaben der Zeitschrift BIT 2/2009 und BIT 3/2009 (http://www.bit-news.de) jeweils ein ganzes Kapitel mit Erläuterungen und Kommentaren von Anbietern. Auch Verbände wie die DGI Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis und die AIIM Europe haben sich des Themas angenommen und laden ihre Mitglieder zur Records Management Roadshow ein. Unsere Webseite http://www.MoReq2.de informiert über den Standard, seine Nutzung und seine Weiterentwicklung. Dort können auch für eigene Ausschreibungen oder die Überprüfung bereits vorhandener Systeme die Spezifikationen und das gesamte Testmaterial kostenfrei heruntergeladen werden. Für die Teilnehmer an den Records Management Roadshow Veranstaltungen in Frankfurt und München wird es zudem eine mit Videos, Multimedia, Folien und Tagungsband aufbereitete Dokumentation der Veranstaltung geben.

  4. 4
    RichardOn sagt:

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